Sachbezugswerte 2025: Was hat sich geändert und wie Unternehmen handeln sollten

Auswirkungen auf digitale Verpflegungsbenefits

Die neuen Werte wirken sich unmittelbar auf Kantinenmahlzeiten, Restaurantschecks, digitale Essensmarken und sämtliche Modelle des arbeitstäglichen Verpflegungszuschusses aus. Ersetzt ein Unternehmen das klassische Papier-Essensmarkensystem durch Apps oder Prepaid-Karten, darf der Zuschuss den Sachbezugswert einer Mittags- oder Abendmahlzeit nur um maximal 3,10 EUR überschreiten. Durch die Erhöhung des Sachbezugswerts auf 4,40 EUR steigt der steuer- und beitragsfreie Gesamtbetrag deshalb 2025 auf 7,50 EUR pro Arbeitstag.

Steuerliche Behandlung: Wird der Höchstbetrag eingehalten und erfolgt die Einlösung taggenau, entsteht beim Mitarbeiter lediglich ein geldwerter Vorteil in Höhe des amtlichen Sachbezugswerts; dieser kann vom Arbeitgeber pauschal mit 25% versteuert werden, sodass keine Sozialabgaben anfallen. Übersteigt der Menüpreis jedoch 60 EUR, erlischt die Sachbezugsprivilegierung vollständig und der Zuschuss wird als normaler Barlohn behandelt.

Praxisbeispiel: Digitale Essensmarken bei der Muster GmbH

Die Muster GmbH mit 120 Mitarbeitern führte im Januar 2025 digitale Essensmarken ein. Das Unternehmen gewährt täglich 7,50 EUR Essenszuschuss über eine App-basierte Lösung.

Szenario 1 - Standardfall:

Herr Schmidt kauft täglich sein Mittagessen für 9,00 EUR im nahegelegenen Restaurant.

• Eigenanteil Mitarbeiter: 1,50 EUR (9,00 EUR - 7,50 EUR)

• Da der Eigenanteil unter dem Sachbezugswert (4,40 EUR) liegt:

o Geldwerter Vorteil: 2,90 EUR (4,40 EUR - 1,50 EUR)

o Pauschale Besteuerung (25%): 0,73 EUR

o Steuerfreier Anteil: 4,60 EUR (7,50 EUR - 2,90 EUR)

Szenario 2 - Optimaler Fall:

Frau Müller zahlt selbst genau 4,40 EUR oder mehr für ihr Mittagessen.

• Eigenanteil Mitarbeiter: mindestens 4,40 EUR

• Kein geldwerter Vorteil entstehend

• Steuerfreier Zuschuss: volle 3,10 EUR

• Pauschal versteuert: 4,40 EUR × 25% = 1,10 EUR

Szenario 3 - Problemfall:

Herr Weber kauft ausnahmsweise ein Geschäftsessen für 65 EUR.

• Da über 60 EUR-Grenze: Kompletter Rechnungsbetrag wird als Barlohn behandelt

• Keine Sachbezugsprivilegierung anwendbar

• Vollständige Lohnsteuer- und Sozialversicherungspflicht

Digitale Lösung in der Praxis: Die verwendete App erfasst automatisch alle Belegfotos, prüft die 60 EUR-Schranke, berechnet taggenau den Sachbezugs- und Zuschussanteil und übermittelt die Abrechnungsdaten direkt an die DATEV-Lohnsoftware. Monatlich erhält die Personalabteilung einen detaillierten Report mit allen steuerrelevanten Positionen.

Neue Anforderungen an Lohnbuchhaltung und Compliance

Insbesondere digitale Essenszuschüsse profitieren von einer exakten Systemabbildung der gesetzlichen Grenzen: Moderne Plattformen erfassen Belegfotos oder Transaktionsdaten, prüfen automatisiert die 60 EUR-Schranke, weisen den Sachbezugs- und Zuschussanteil getrennt aus und übertragen die Differenz zur pauschalen Besteuerung direkt in die Entgeltsoftware. Auf diese Weise lassen sich Compliance-Risiken deutlich reduzieren, während Beschäftigte netto spürbar profitieren.

Praktische Berechnungslogik: Zahlt ein Mitarbeiter für sein Mittagessen 3,00 EUR, liegt der Eigenanteil unter dem amtlichen Wert von 4,40 EUR; es entsteht ein geldwerter Vorteil von 1,40 EUR, den der Arbeitgeber mit 25% pauschal versteuern kann. Bezahlt der Mitarbeiter genau 4,40 EUR oder mehr, entfällt der geldwerter Vorteil vollständig und der Zuschuss verbleibt brutto wie netto bei 3,10 EUR. Digitale Lösungen erledigen diese Berechnung im Hintergrund, erzeugen tagesgenaue Datensätze und liefern bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung lückenlose Nachweise.

Unterkunftswerte und weitere Sachbezüge

Auch der Unterkunftswert von 282 EUR verdient Aufmerksamkeit: Er ist grundsätzlich der Bruttowert, auf den sowohl Lohnsteuer als auch Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Bei Mehrfachbelegung einer Wohnung oder Unterbringung im Arbeitgeberhaushalt gelten ermäßigte Teilbeträge, die sich aus § 2 SvEV ergeben. Alternativ kann der ortsübliche Mietwert zugrunde gelegt werden, wenn der Tabellenbetrag unbillig wäre; das muss jedoch dokumentiert und im Zweifel gegenüber Prüfern belegt werden.

50 EUR-Sachbezugsfreigrenze: Parallel zur Erhöhung der Sachbezugswerte bleibt die monatliche Freigrenze von 50 EUR für Sachbezüge bestehen, sofern diese zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gewährt werden. Diese kann kombiniert mit digitalen Essensmarken eine attraktive Gesamtlösung ergeben.

Systemanpassungen und organisatorische Maßnahmen

Unternehmen, die Sachbezüge einsetzen, sollten rechtzeitig prüfen, ob Arbeitsverträge oder Betriebsvereinbarungen anpassungsbedürftig sind. Insbesondere bei Gehaltsumwandlungsmodellen muss sichergestellt sein, dass der geldwerte Vorteil im Lohnabrechnungsprogramm korrekt angesetzt wird. Wird der Vorteil versehentlich zu niedrig bewertet, drohen sowohl Steuernachforderungen als auch Sozialversicherungsbeiträge, die rückwirkend auf das gesamte Kalenderjahr erhoben werden können. Umgekehrt führt eine zu hohe Bewertung dazu, dass Mitarbeitende unnötig hohe Abzüge tragen.

Empfohlene Sofortmaßnahmen:

• Systemaktualisierung: Lohn- und HR-Systeme bis spätestens Dezember 2024 auf die neuen Sachbezugswerte anpassen

• Mitarbeiterinformation: Kurze Kommunikation über geänderte Eigenanteile und das neue Tageslimit von 7,50 EUR

• Compliance-Check: Prüfung bestehender Verpflegungsregelungen auf Konsistenz mit den neuen Werten

• Digitalisierungschance: Umstellung von papiergebundenen Essensmarken auf digitale Lösungen erwägen

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Ausblick

Die Anpassung der Sachbezugswerte bietet zugleich die Chance, bestehende Benefits neu zu strukturieren. Wer bislang papiergebundene Essensmarken ausgab, kann auf digitale Lösungen umsteigen, die nicht nur die neuen Betragsgrenzen automatisiert berücksichtigen, sondern auch eine flexiblere Einlösung in Restaurants, Supermärkten oder beim Lieferservice ermöglichen. Da digitale Systeme den Belegnachweis elektronisch erfassen, entfällt das Sammeln physischer Quittungen. Die gesparte Administrationszeit schafft Raum für wertschöpfendere HR-Aufgaben und fördert gleichzeitig die Akzeptanz bei den Beschäftigten.

Bereits jetzt zeichnen sich weitere Erhöhungen für 2026 ab: Der Sachbezugswert für Mittag-/Abendessen wird voraussichtlich auf 4,57 EUR steigen, was den maximalen digitalen Essenszuschuss auf rund 7,67 EUR erhöhen würde.

Für die meisten Personalabteilungen stellt die Umsetzung der neuen Werte keinen großen administrativen Kraftakt dar, sofern die Abrechnungssoftware aktuell gehalten wird. Kritisch wird es dort, wo individuelle Eigenanteile, verschiedene Zuschusshöhen oder Schichtmodelle mit abweichenden Verpflegungsregelungen existieren. Hier empfiehlt sich ein einmaliges Audit, das sowohl die systemseitige Abbildung als auch die praktischen Abläufe – etwa bei Nachtschichten, Homeoffice-Tagen oder Dienstreisen – auf Konsistenz prüft.

2025 stiegen die Sachbezugswerte spürbar, wodurch Unternehmen ihre Verpflegungsbenefits attraktiver gestalten können, ohne steuerliche Mehrbelastungen befürchten zu müssen. Die Erhöhung auf 7,50 EUR pro Arbeitstag bei digitalen Essensmarken macht den Benefit für Mitarbeiter deutlich wertvoller – bei korrekter Anwendung entstehen jährliche Netto-Vorteile von über 1.300 EUR.

Die Kehrseite sind verschärfte Prüfanforderungen, insbesondere in Bezug auf die 60 EUR-Grenze und die lückenlose Tag-zu-Tag-Dokumentation. Wer seine Lohnbuchhaltung rechtzeitig schult, digitale Prozesse implementiert und die neuen Beträge konsequent in den Abrechnungsprogrammen hinterlegt, nutzt die Spielräume optimal und verhindert zugleich kostspielige Fehler.

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